В настоящее время необходимость аренды офиса не всегда обоснована  для ведения бизнеса. Компании все чаще пользуются услугами коворкинга, где можно свободно работать и проводить встречи. Данная услуга актуальна и сотрудникам компании, направленным за рубеж в командировку для ведения переговоров, проведения презентаций или просто — места для самостоятельной работы. Расходы, которые компания несет в данном случае,  следует рассматривать,в том числе, и под призмой налоговой нагрузки.

Классификация услуг осуществляется на основании документов, имеющихся у договаривающихся сторон. Оказание этих услуг включают предоставление в аренду рабочих мест с возможностью оказания дополнительных услуг в виде доступа к интернету, пользования оргтехникой, плюшками в виде чая, кофе и др. В случае оказания дополнительных услуг по отдельным договорам их классификация  рассматривается отдельно.

В соответствии с письмом МНС РБ от  15 января 2019 г. N 2-3-15/Ас-02000 со ссылкой на письмо Национального статистического комитета от 09.01.2019 N 02/2-15/14 предоставление заказчику в пользование (аренду) части офисных и тому подобных помещений (рабочих мест), в том числе оборудованных для осуществления заказчиком трудовой деятельности, классифицируется в подклассе 68200 «Сдача внаем собственного и арендуемого недвижимого имущества» общегосударственного классификатора Республики Беларусь ОКРБ 005-2011 «Виды экономической деятельности».

В этом же письме МНС со ссылкой на разъяснения Государственного комитета по стандартизации (письмо от 08.01.2019 N 02-13/15288) услуги по предоставлению оборудованных рабочих мест на время независимо от того, предоставляются ли данные услуги в рамках договора коворкинга или нет, следует классифицировать в группировке 68.20.12.000 «Услуги по сдаче в аренду (внаем) собственных или арендованных нежилых помещений» общегосударственного классификатора Республики Беларусь ОКРБ 007-2012 «Классификатор продукции по видам экономической деятельности».

Резюмируя, коворкинг – это услуги по сдаче в аренду (наем) нежилых помещений.

Какие налоги на повестке?

Белорусские резиденты, приобретая услуги у иностранных компаний, оценивают, ложится ли на них дополнительная нагрузка в виде налога на доходы иностранных организаций (НДИ) и налога на добавленную стоимость (НДС).

Коворкинг в России и странах не входящих в ЕАЭС. ЧТО с НДС?

Договор о Евразийском экономическом союзе регулирует налоговые обязательства между организациями, резидентами Республики Беларусь и организациями, резидентами России, Киргизии, Казахстана и Армении.  Налоговые обязательства со странами не входящими в ЕАЭС регулирует Налоговый Кодекс.

Местом реализации вспомогательных  услуг при оказании нескольких видов в рамках одного договора (если реализация одних услуг носит вспомогательный характер по отношению к реализации других) признается место реализации основных услуг (п. 33 Приложение 18 Договора ЕАЭС, п.2 ст.117 НК).

Взимание косвенных налогов при оказании услуг осуществляется в государстве, территория которого признается местом реализации данных услуг (п.2 ст. 72 Договора ЕАЭС).

Обязанность уплаты НДС при оказании услуг иностранными организациями ложится на белорусских резидентов в случае,когда эти услуги признаются оказанными на территории Республики Беларусь (ч.1 п.28 Приложения 18 к Договору о ЕАЭС (далее — Протокол), п.1.ст. 114 НК).

Исходя из этого, необходимо определить место реализации коворкинга.

Местом реализации услуг признается территория Республики Беларусь, если арендованное, взятое в наем или пользование на иных основаниях недвижимое имущество находится на территории Республики Беларусь (п.п. 1 п. 29 Протокола, п.п.1.1 ст. 117 НК).

Резиденты Республики Беларусь,пользуясь услугами коворкинга за пределами Республики Беларусь, таким образом, арендуют (берут в пользование) объекты недвижимости, расположенные за пределами РБ, следовательно, обязанность уплаты НДС у них отсутствует. При этом, местонахождение как арендатора, так и арендодателя не имеет значения.

ЧТО с налогом на доходы иностранных организаций?

У резидентов РБ возникает обязанность уплаты налога на доходы по услугам, предоставляемым  иностранными компаниями при одновременном выполнении следующих условий:

—  арендуемое (приобретенное в пользование) недвижимое имущество находится на территории Республики Беларусь (подп. 1.3 ст. 189 НК);

-иностранная организация не осуществляет деятельность на территории Республики Беларусь через постоянное представительство (ст. 188 НК).

Иностранный резидент, оказывающий услуги коворкинга за пределами Республики Беларусь (недвижимое арендованное имущество находится за пределами) не получает доход на территории РБ, как следствие, обязанность уплаты налога на доходы, с причитающихся ему доходов, у приобретателя услуг отсутствует. 

ЧТО с расходами?

Расходы, понесенные компанией при приобретении услуг коворкинга у нерезидента, могут быть как учитываемыми, так и не учитываемыми, то есть теми, которые уменьшают налогооблагаемую прибыль или нет.

Отнесение услуг коворкинга в состав затрат, учитываемых при налогообложении регулируются требованиями норм п.1 ст. 169 НК.

Что с документами?

Необходимо наличие первичных документов, которые:

— содержат следующие сведения (ст. 10 Закона о бухгалтерском учете и отчетности №57-З):
наименование документа, дату его составления;
наименование организации, фамилию и инициалы индивидуального предпринимателя, являющегося участником хозяйственной операции;
содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее оценку в натуральных и стоимостных показателях или в стоимостных показателях;
должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и подписи.

То есть расходы по коворкингу, включаемые в состав затрат учитываемых при налогообложении, должны соответствовать следующим критериям:

—  быть экономически обоснованными;
— связанными с производственной деятельностью организации;
— быть отраженными на счетах учета, на основании надлежащим образом оформленных документов.

В моменте следует определить, каким образом иностранным резидентом оказаны услуги коворкинга и какими документами эти услуги подтверждены:

1.В рамках договорных отношений с организацией. Такие расходы приобретателем услуг относятся на затраты учитываемые в случае документального подтверждения данных расходов, из которых следует, что они связаны с затратами по производству и реализации организации. В частности, что расходы, связанные с коворкингом, необходимы работнику организации, направленному в служебную командировку для выполнения им задач, поставленных нанимателем для выполнения их в период нахождения в командировке.  В противном случае, понесенные расходы рассмотрения как затраты не учитываемые при налогообложении.

2. В рамках расходов, понесенных командированным работником (договорных отношений сотрудника с иностранной компанией) и расчете, как наличными, так и корпокартой.

Что говорит законодательство?

Организация-наниматель обязана возместить командированному работнику

следующие расходы (ст. 95 Трудового Кодекса, п. 5  Постановления о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках от 19.03.2019 № 176):
— по проезду к месту командировки и обратно;
— по найму жилого помещения;
— за проживание вне места жительства (суточные);
— иные произведенные командированным работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.

Возмещение сотруднику, находящемуся в командировке, расходов, связанных с приобретением услуг коворкинга, не могут рассматриваться в качестве командировочных расходов, поскольку расходы по командировке являются своего рода социальной гарантией для работника. В то время как приобретение услуг коворкинга у нерезидента по типу взаимодействия B2B в контексте расходов по приобретению и оплате таких услуг осуществляются непосредственно путем заключения договора с предоставлением документов, соответствующих требованиям ст. 10 Закона о бухгалтерском учете и отчетности №57-З, нерезидентом и оплатой услуг в безналичном порядке.Как следствие, стоимость коворкинга, в отсутствие подтверждающих первичных документов на его приобретение, не подлежит возмещению. В случае принятия решения все же возместить данные расходы сотруднику за счет прибыли организации, дополнительно возникает налоговая нагрузка на данные расходы, которые являются одновременно доходами работника, в виде «зарплатных» налогов (подоходный, ФСЗН, БГС).